Auftragserfassung automatisieren: So läuft es mit Ihrem TMS

Der Ablauf in sieben Schritten

Ein Auftrag kommt als Mailtext, PDF, Excel oder Scan ins Postfach. Die KI erkennt, ob es ein neuer Auftrag, eine Änderung oder eine Stornierung ist. Sie liest die Felder aus: Auftraggeber, Lade- und Entladestelle, Zeitfenster, Gewicht, Lademeter, Packstücke, Gefahrgut, Referenzen, Preis.

Danach folgt die Plausibilitätsprüfung gegen Kundenstamm, Postleitzahlen, Kalender und Tarif. Ist die KI sicher, wird der Auftrag direkt im TMS angelegt. Ist sie unsicher, landet er in einer Prüfliste. Der Auftraggeber bekommt automatisch eine Eingangsbestätigung, und jede Korrektur verbessert die Regeln für diesen Absender.

Wie die Daten ins TMS kommen

Es gibt drei Wege, in dieser Reihenfolge: die offizielle Schnittstelle oder der Import des Herstellers, dann ein Dateiimport, und erst als letzte Lösung ein Software-Roboter auf der Oberfläche.

Was realistisch ist

Praxisberichte nennen bei automatischer Dokumentenerkennung nur noch 15 bis 30 Prozent manuelle Eingriffe, also 70 bis 85 Prozent ohne Eingriff. Handschriftliche Faxe bleiben schwierig. Wichtig ist, dass die Quote von Woche zu Woche steigt, weil Korrekturen einfließen.

Worauf Sie achten sollten

Verarbeitung in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, kein Training mit Ihren Daten und eine Notabschaltung, mit der alles wieder manuell läuft. Und: Lassen Sie sich die Quote mit Ihren eigenen Aufträgen zeigen, nicht mit Beispielen des Anbieters.